Przedsiębiorstwa dysponujące własną flotą pojazdów muszą pamiętać o jej sprawnym zarządzaniu. Jak o nie zadbać?
Gdy w firmie wykorzystuje się wiele pojazdów, wówczas zarządzanie flotą staje się bardzo ważnym elementem jej codziennej działalności. Czym dokładnie jest zarządzanie flotą pojazdów? W jaki sposób można je usprawnić?
Zarządzanie flotą pojazdów – co to jest?
Zarządzanie flotą pojazdów to proces zarządzania, które może obejmować samochody osobowe, ciężarówki, autobusy i inne typy pojazdów.
Może on włączać takie zadania, jak monitorowanie, konserwacja i naprawy pojazdów, śledzenie użytkowania pojazdu i zużycia paliwa oraz zapewnianie zgodności z wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa oraz obowiązującymi przepisami.
Ponadto zarządzanie flotą może również obejmować monitorowanie ogólnej wydajności floty pod względem kosztów i produktywności.
W jaki sposób można zarządzać flotą w firmie?
Przedsiębiorstwa, w których kluczowe znaczenie ma zarządzanie flotą pojazdów, mogą wykorzystywać w tym celu szereg rozwiązań.
Duże znaczenie ma regularnie planowana i prowadzona konserwacja pojazdów, która może pomóc zapewnić wydajną pracę i zmniejszyć prawdopodobieństwo awarii lub wypadków.
Ważne jest także zarządzanie kosztami. Śledzenie kosztów paliwa, konserwacji, ubezpieczenia i innych wydatków oraz tworzenie planów budżetowych pomaga utrzymać kontrolę nad kosztami.
W większych firmach prowadzi się także zarządzanie procesami zakupu i sprzedaży pojazdów. Może on obejmować ustalanie harmonogramu wymiany starszych pojazdów oraz zakup nowych, które są bardziej oszczędne lub mają niższe koszty utrzymania.
Skuteczne efekty daje też śledzenie i monitorowanie użytkowania pojazdów. W tym celu wykorzystuje się obecnie oprogramowanie do zarządzania flotą, które może służyć do śledzenia lokalizacji pojazdów, zużycia paliwa i innych danych, które mogą pomóc w identyfikacji nieefektywności i obszarów wymagających poprawy.
Niektóre firmy wykorzystują technologię GPS do monitorowania i śledzenia osiągów pojazdów w czasie rzeczywistym, co może dostarczyć cennych danych na temat kierowcy pojazdu.
Zarządzanie flotą z systemami informatycznymi TMS
Systemy zarządzania transportem (TMS) to systemy zaprojektowane, aby pomóc firmom zarządzać flotą pojazdów i operacjami logistycznymi.
Obecnie na rynku znajduje się szeroka gama takich programów, na przykład sotipm.pl, który również oferuje dostęp do szerokiej gamy dodatkowych modułów i integracji.
Takie oprogramowanie wspomaga zarządzanie flotą pojazdów, ponieważ oferuje ono szereg narzędzi i funkcji opracowanych właśnie w tym celu.
Wśród funkcji programów TMS znajdują się między innymi:
- Optymalizacja tras – programy te mogą pomóc zaplanować najbardziej efektywne trasy dla pojazdów, biorąc pod uwagę takie czynniki, jak natężenie ruchu, pogoda i ładowność pojazdów.
- Śledzenie pojazdów – systemy umożliwiające zarządzanie flotą mogą wykorzystywać technologię GPS do śledzenia lokalizacji pojazdów w czasie rzeczywistym, co zapewnia stałą widoczność floty i pozwala zmniejszyć ryzyko jej kradzieży lub nieautoryzowanego użycia.
- Harmonogramowanie – systemy TMS mogą pomóc w ustaleniu harmonogramu dla pojazdów i kierowców, dzięki temu możliwe jest efektywne zrealizowanie wszystkich zadań.
- Konserwacja floty – oprogramowanie może być wykorzystywane w zarządzaniu konserwacją pojazdów, między innymi może kontrolować harmonogramy serwisów, przeglądów, wysyłając powiadomienia o zbliżającej się konserwacji.
- Zarządzanie pracą kierowców – systemy TMS mogą pomagać w utrzymaniu zgodności z przepisami i wytycznymi dotyczącymi bezpieczeństwa, na przykład pozwalają one na śledzenie godzin pracy kierowców.
- Raportowanie i analityka – ponadto systemy wspomagające zarządzanie flotą mogą dostarczać menedżerom flot szczegółowych raportów i analiz dotyczących wielu danych, w tym danych dotyczących zużycia paliwa, wykorzystania pojazdów i kosztów utrzymania.
- Integracja – warto też wskazać, że systemy zarządzające transportem można integrować z innymi systemami, dzięki czemu mogą być one wspomagać zarządzanie zapasami, magazynem, kadrami i płacami, aby zapewnić bezproblemowy przepływ danych.
